Mengatur Uang Usaha yang Sudah Berjalan

“Usaha yang sanggup menggaji pemiliknya dengan jumlah tetap sudah berhenti menjadi kegiatan sampingan. Ia sudah menjadi penghidupan.”

A. Seharusnya

Yang sepatutnya terjadi begini. Sesudah usaha berjalan beberapa bulan, pemiliknya mengetahui persis berapa yang boleh ia ambil untuk dirinya sendiri setiap bulan, berapa yang harus tinggal sebagai modal, dan berapa yang disisihkan untuk hari ketika hal yang buruk terjadi.

B. Kenyataannya

Yang terjadi justru sebaliknya: Sebagian besar pemilik usaha kecil mengambil uang dari laci menurut kebutuhan hari itu. Ketika kas terlihat tebal, pengambilan bertambah; ketika tipis, pengambilan ditahan. Tidak ada jumlah tetap, dan karena itu tidak pernah diketahui apakah usaha itu sanggup menghidupi pemiliknya atau tidak.

Akibatnya muncul dua keadaan yang sama-sama merugikan. Yang pertama, pemilik mengambil terlalu banyak pada bulan yang ramai, lalu kehabisan uang belanja pada bulan berikutnya. Yang kedua, pemilik hampir tidak mengambil apa-apa selama bertahun-tahun karena merasa uang itu uang usaha, lalu ia sendiri hidup susah sambil menjaga usaha yang katanya berhasil.

Dan ketika musibah datang, barang rusak karena listrik padam berhari-hari, kios kemalingan, pemilik jatuh sakit, atau ada kematian dalam keluarga yang menuntut biaya besar, tidak ada satu rupiah pun yang disiapkan untuk itu. Modal usahalah yang dipakai, dan sesudah itu usaha tidak pernah kembali seperti semula.

Keadaan yang Sama di Luar Kampung Kita

Persoalan ini bukan khas Papua. Di seluruh Indonesia, salah satu sebab utama usaha mikro berhenti bukanlah sepinya pembeli, tetapi bercampurnya uang usaha dengan uang pemilik sehingga modal terkikis tanpa disadari.

Gejala yang sama dicatat di banyak negara, dan namanya pun ada dalam kepustakaan: usaha yang tidak memisahkan kas rumah tangga dari kas usaha kesulitan tumbuh, sebesar apa pun penjualannya.

Itu pula sebabnya lembaga keuangan mana pun, ketika menilai sebuah usaha, tidak hanya melihat penjualannya. Yang dilihat adalah apakah usaha itu mempunyai catatan, mempunyai pemisahan, dan mempunyai sisa yang tinggal setiap bulan.

C. Sebabnya

Sebab pertama, pada usaha kecil pemilik dan usaha memang satu orang. Tidak ada yang menegur bila ia mengambil, dan tidak ada slip gaji yang membatasi.

Sebab kedua berasal dari ukuran keberhasilan di lingkungan kita. Tidak ada seorang pun yang pernah mengajari pemilik usaha kecil bahwa dirinya sendiri harus digaji dan bahwa gaji itu adalah biaya usaha, bukan keuntungan. Yang diajarkan hanya cara berdagang, bukan cara mengatur uang yang sudah masuk.

Sebab ketiga ada pada perasaan. Menyisihkan uang untuk musibah terasa seperti mengharapkan musibah, dan banyak orang menghindarinya. Padahal orang yang menyiapkan diri yang paling jarang hancur ketika musibah benar-benar datang.

D. Yang Dikerjakan

Yang dapat dikerjakan sekarang begini: bagi setiap uang yang masuk ke dalam empat bagian yang tetap, tetapkan besarnya sekali, lalu jalankan setiap bulan tanpa ditawar.

1. Menggaji Diri Sendiri dengan Jumlah Tetap

Tetapkan satu jumlah tetap sebagai gaji Anda, dan ambillah hanya pada tanggal yang sama setiap bulan, persis seperti pegawai. Jumlahnya ditetapkan dari keuntungan rata-rata tiga bulan terakhir, bukan dari isi laci hari ini.

Contohnya: bila keuntungan bersih rata-rata Rp2.000.000 sebulan, tetapkan gaji Anda Rp1.000.000, dan sisanya tinggal di dalam usaha. Bila bulan ini keuntungan hanya Rp1.200.000, gaji Anda tetap Rp1.000.000 dan Anda mengetahui bahwa bulan itu usaha hanya menyisakan Rp200.000.

Gaji tetap ini bukan pembatasan, melainkan alat ukur. Hanya dengan gaji tetaplah Anda dapat menjawab pertanyaan yang paling menentukan: apakah usaha ini sudah sanggup menghidupi saya?

2. Membagi Uang Masuk ke dalam Empat Bagian

Setiap kali uang masuk, bagi menurut urutan ini, dan kerjakan pada hari yang sama.

Bagian pertama, modal belanja berikutnya. Ini bagian terbesar dan tidak boleh diganggu, sebab ia yang membuat usaha tetap punya barang.

Bagian kedua, biaya berjalan: sewa, listrik, upah pekerja, ongkos angkut.

Bagian ketiga, gaji Anda sendiri, dengan jumlah tetap tadi.

Bagian keempat, dana cadangan. Sisihkan bagian tetap, misalnya sepersepuluh dari keuntungan, sampai terkumpul sekurang-kurangnya tiga bulan biaya berjalan. Sesudah tercapai, sisihan itu dialihkan untuk penggantian alat.

3. Membedakan Untung dari Uang yang Ada di Tangan

Ada satu perkara yang menjatuhkan banyak usaha kecil justru ketika penjualannya sedang baik: pemilik mengira untung dan uang tunai adalah hal yang sama. Keduanya berbeda, dan perbedaannya dapat mematikan usaha yang sebenarnya masih sehat.

Untung dihitung dari penjualan dikurangi seluruh biaya. Uang tunai adalah yang benar-benar ada di laci pada hari ini. Sebuah kios dapat untung Rp2.000.000 sebulan tetapi kehabisan uang tunai, sebab untungnya sedang berwujud barang di rak dan piutang di tangan pembeli.

Sebaliknya, sebuah usaha dapat penuh uang tunai pada hari ini padahal sedang rugi, sebab uang itu berasal dari pinjaman atau dari persediaan yang dijual habis tanpa dibeli lagi.

Karena itu periksalah dua angka setiap bulan, bukan satu. Yang pertama untung: penjualan dikurangi seluruh biaya. Yang kedua arus kas: uang yang masuk dikurangi uang yang keluar sepanjang bulan itu. Bila untungnya baik tetapi arus kasnya kering, persoalannya biasanya ada pada persediaan yang terlalu banyak atau piutang yang terlalu longgar, dan keduanya sudah dibahas pada bab-bab sebelumnya.

4. Menyisihkan Penggantian Alat sejak Sekarang

Alat yang dipakai setiap hari akan rusak, dan pada waktu yang tidak diinginkan. Mesin, timbangan, lemari pendingin, sepeda motor pengantar.

Caranya sederhana. Bila sebuah alat berharga Rp3.000.000 dan diperkirakan bertahan tiga tahun, sisihkan sekitar Rp85.000 setiap bulan sejak alat itu dibeli. Pada tahun ketiga, uang penggantinya sudah tersedia dan usaha tidak perlu berutang.

Inilah yang disebut penyusutan pada bab keenam. Bedanya, di sini ia bukan lagi angka di atas kertas, melainkan uang yang benar-benar disisihkan.

5. Menyiapkan Diri Menghadapi Musibah

Selain dana cadangan, ada tiga hal yang menekan kerugian ketika musibah datang.

Yang pertama, jangan menyimpan seluruh uang di satu tempat, dan jangan menyimpan uang tunai dalam jumlah besar di kios semalaman.

Yang kedua, catat dan foto barang bernilai tinggi beserta bukti pembeliannya, supaya kerugian dapat dihitung dan diurus bila terjadi kehilangan.

Yang ketiga, siapkan satu orang yang dapat menggantikan Anda menjaga usaha selama beberapa hari. Sakit atau urusan duka adalah dua perkara yang paling sering menghentikan usaha yang dijalankan seorang diri.

6. Menagih Piutang Tanpa Merusak Hubungan

Betapapun tegas aturan Anda, akan tetap ada orang yang berutang dan tidak membayar pada waktunya. Di daerah kita hal itu hampir pasti terjadi, dan salah menanganinya merusak dua hal sekaligus: uangnya dan hubungannya.

Pertama, catat setiap utang pada hari itu juga di hadapan orangnya: nama, jumlah, dan tanggal pembayaran yang disepakati. Bacakan ulang sebelum ia pergi. Utang yang tidak disebutkan tanggalnya tidak akan pernah punya tanggal.

Kedua, tagih lebih awal dan dengan cara yang ringan. Tiga hari sebelum jatuh tempo, ingatkan sekali dengan kalimat biasa. Menagih sebelum lewat waktu jauh lebih mudah bagi kedua pihak daripada menagih sesudah dua bulan.

Ketiga, bila sudah lewat, temui langsung dan berdua saja, jangan di depan orang banyak, dan jangan lewat pesan yang dapat dibaca orang lain. Yang ditanyakan bukan mengapa belum membayar, melainkan kapan sanggup membayar dan berapa. Menawarkan cicilan yang kecil hampir selalu lebih menghasilkan daripada menuntut lunas.

Keempat, tetapkan batas. Bila utang belum juga dibayar sesudah waktu yang disepakati kedua kalinya, hentikan pemberian utang baru kepada orang itu, dengan sopan dan tanpa mempermalukannya. Menghentikan utang baru bukan permusuhan; ia justru menjaga agar hubungan itu tidak rusak oleh jumlah yang terus membesar.

Dan ada utang yang memang tidak akan kembali. Hapuskan dari catatan sesudah setahun, akui sebagai kerugian, lalu perbaiki aturannya. Menyimpan kemarahan atas uang yang tidak kembali lebih mahal daripada uangnya sendiri.

7. Mengurus Uang Bersama Tanpa Merusak Persaudaraan

Bila Anda mengelola uang bersama orang lain, usaha patungan, kelompok pembelian bersama, atau koperasi, aturannya bertambah, dan bertambahnya bukan karena curiga melainkan karena menjaga.

Pertama, uang bersama disimpan pada rekening atas nama kelompok, bukan pada rekening pribadi pengurus. Selama uang bersama masih berada di rekening pribadi seseorang, keterlambatan sekecil apa pun akan menimbulkan tanya.

Kedua, orang yang memegang uang bukan orang yang mencatat, dan keduanya bukan orang yang memutuskan sendiri pengeluaran. Tiga peran itu dipegang tiga orang yang berbeda, sekecil apa pun kelompoknya.

Ketiga, laporan dibacakan terbuka di hadapan seluruh anggota pada waktu yang tetap, sebulan sekali sudah cukup, bukan hanya ketika ada yang bertanya. Membuka buku secara berkala membuatnya menjadi kebiasaan yang biasa, bukan tuduhan.

Keempat, hasil dibagi menurut kesepakatan tertulis sejak awal, dan pembagiannya diumumkan. Sengketa dalam usaha bersama di daerah kita hampir tidak pernah bermula dari jumlah yang besar; ia bermula dari jumlah kecil yang tidak diketahui asal usulnya.

8. Bila Hambatan Itu Muncul di Tengah Jalan

Hambatan pertama, keuntungan tidak cukup untuk keempat bagian sekaligus. Bila itu terjadi, jangan memotong bagian modal belanja; potonglah gaji Anda lebih dahulu, lalu tinjau harga jual dan harga beli. Usaha yang modal belanjanya dipotong akan mengecil sendiri sampai mati.

Hambatan kedua, dana cadangan terpakai untuk keperluan keluarga. Itu akan terjadi, dan tidak perlu disesali. Yang penting, isi kembali secara bertahap dan catat pengambilannya sebagai pinjaman kepada usaha.

Hambatan ketiga, godaan mengambil lebih banyak pada bulan yang ramai. Justru pada bulan ramai itulah dana cadangan paling mudah dibangun. Bulan ramai tidak berlangsung sepanjang tahun, dan yang menyelamatkan usaha pada bulan sepi adalah kelebihan yang disimpan pada bulan ramai.

9. Benang Merah: Usaha Kopi Bubuk

Dari keuntungan bersih Rp1.500.000 sebulan itu, ia membaginya empat.

Modal belanja berikutnya Rp600.000, biaya berjalan sudah termasuk dalam hitungan sebelumnya, gaji dirinya sendiri Rp600.000 yang diambil setiap tanggal lima, dan dana cadangan Rp150.000. Sisanya Rp150.000 disisihkan untuk mengganti alat, sebab timbangan dan alat perekat berumur kira-kira tiga tahun.

Lihat gajinya: Rp600.000 sebulan, jauh di bawah gaji pegawai. Ia mengetahuinya, dan ia menerima keadaan itu untuk sementara karena ia menghitungnya, bukan karena ia tidak tahu. Yang tidak ia lakukan adalah mengambil seluruh Rp1.500.000 pada bulan yang ramai lalu kebingungan berbelanja pada bulan berikutnya.

10. Menyiapkan Diri terhadap Kejadian Besar

Dana cadangan yang tadi disebut menolong menghadapi bulan sepi. Tetapi ada kejadian yang jauh lebih besar daripada bulan sepi, dan di tanah ini kejadian itu tidak jarang: kebakaran pasar, banjir yang merendam barang, kapal yang terlambat berminggu-minggu atau tenggelam beserta muatannya, gangguan keamanan yang menutup jalan, dan barang yang hilang dalam perjalanan.

Kejadian semacam itu tidak dapat dihitung waktunya, tetapi dapat disiapkan. Ada empat langkah yang murah dan dapat dikerjakan sekarang.

Yang pertama, jangan menyimpan seluruh barang di satu tempat. Bila memungkinkan, sebagian persediaan disimpan di rumah dan sebagian lagi di tempat usaha.

Yang kedua, simpan bukti dan catatan di tempat terpisah dari barangnya. Nota pembelian, buku kas, dan surat izin sebaiknya ada salinannya, termasuk salinan foto di telepon. Yang paling sering hilang bersama barang adalah buktinya, dan tanpa bukti, klaim maupun pinjaman baru menjadi sulit.

Yang ketiga, kenali batas kemampuan menanggung. Bila seluruh barang senilai Rp10.000.000 habis dalam satu malam, apakah usaha ini masih dapat berdiri? Bila jawabannya tidak, jangan menaruh seluruh modal pada persediaan.

Yang keempat, pertimbangkan asuransi ketika usaha sudah cukup besar. Untuk usaha kecil biayanya sering tidak sepadan; tetapi untuk kios yang persediaannya puluhan juta rupiah, atau untuk kendaraan yang dipakai berdagang, perlindungan semacam itu pantas dihitung.

Dan satu hal yang tidak tertulis di buku mana pun: di daerah kita, penolong pertama ketika kejadian besar datang hampir selalu tetangga dan sesama pedagang. Hubungan baik yang Anda bangun hari ini adalah bentuk perlindungan yang paling murah.

E. Hasilnya

Sesudah itu Anda dapat menjawab tiga pertanyaan yang tidak dapat dijawab kebanyakan pemilik usaha kecil: berapa penghasilan saya dari usaha ini, berapa yang tinggal untuk usaha, dan sanggupkah usaha ini bertahan bila tiga bulan ke depan sepi.

Yang belum akan berubah: pembagian ini tidak menambah pemasukan sepeser pun. Ia hanya memastikan bahwa uang yang sudah masuk tidak menguap tanpa jejak, dan pada usaha kecil, itulah yang tersering menentukan bertahan atau tidaknya.

Dan pada bulan pertama ketika Anda berhasil menggaji diri sendiri dengan jumlah tetap, catatlah tanggalnya. Hari itu usaha Anda berhenti menjadi percobaan dan mulai menjadi pekerjaan.

Langkah Praktis

1.Tetapkan gaji Anda sendiri dari rata-rata keuntungan tiga bulan terakhir, dan ambil hanya pada tanggal yang sama.

2.Bagi setiap uang masuk ke dalam empat bagian pada hari yang sama.

3.Sisihkan sepersepuluh keuntungan sebagai dana cadangan sampai terkumpul tiga bulan biaya berjalan.

4.Hitung penyusutan setiap alat dan sisihkan uang penggantinya setiap bulan.

5.Salinan bukti dan catatan disimpan terpisah dari barangnya, dan persediaan tidak seluruhnya ditaruh di satu tempat.

6.Jangan menyimpan uang tunai dalam jumlah besar di tempat usaha semalaman.

7.Siapkan satu orang yang dapat menggantikan Anda selama beberapa hari.

Pokok yang Perlu Diingat

1.Pemilik usaha wajib menggaji dirinya sendiri dengan jumlah tetap; gaji itu biaya, bukan keuntungan.

2.Setiap uang masuk dibagi empat: modal belanja, biaya berjalan, gaji pemilik, dan dana cadangan.

3.Penyusutan bukan angka di atas kertas; ia uang yang benar-benar disisihkan untuk mengganti alat.

Kerjakan dan Diskusikan

1. Hitung keuntungan rata-rata tiga bulan terakhir sebuah usaha kecil

yang Anda kenal, lalu tetapkan gaji pemilik yang masuk akal.

2. Berapa besar dana cadangan yang diperlukan usaha itu untuk

bertahan tiga bulan sepi? 3. Bila seluruh barang di tempat usaha Anda habis dalam satu malam, apakah usaha itu masih dapat berdiri? Apa yang dapat disiapkan mulai minggu ini?

4. Sebutkan satu alat pada usaha itu, lalu hitung berapa yang harus

disisihkan setiap bulan untuk menggantinya.

5. Apa yang akan terjadi pada usaha yang pemiliknya mengambil uang

menurut kebutuhan harian?