Mengatur Persediaan dan Marjin

“Yang menghidupi sebuah kios bukan besarnya keuntungan setiap barang, melainkan berapa kali modal yang sama berputar dalam sebulan.”

A. Seharusnya

Semestinya uang di dalam usaha selalu bergerak: berubah menjadi barang, barang menjadi uang, lalu berputar kembali dengan tambahan.

B. Kenyataannya

Yang tampak sehari-hari lain: banyak kios kelihatan penuh tetapi kasnya selalu kurang. Rak tertata, barang lengkap, pembeli datang setiap hari, namun setiap kali hendak berbelanja kembali uangnya tidak cukup.

Barang di rak Anda akan berkurang oleh sebab-sebab yang tidak tercatat di buku mana pun.

Keluarga dan kerabat mengambil tanpa membayar. Anak-anak mengambil sedikit demi sedikit. Barang rusak karena lembap, panas, atau tikus. Listrik padam dan barang dingin ikut rusak. Dan pada sebagian tempat, kehilangan karena pencurian bukan hal yang jarang.

Semuanya tidak dapat dihilangkan, tetapi dapat dikecilkan dan, yang lebih penting, dapat dihitung. Catat setiap pengambilan, termasuk oleh Anda sendiri dan oleh keluarga, dengan menuliskan nilainya. Hitung barang secara berkala, mula-mula setiap minggu, lalu setiap bulan. Selisih antara catatan dan barang yang benar-benar ada adalah kerugian Anda, dan hanya dengan mengetahuinya Anda dapat memutuskan apa yang harus diubah.

Untuk barang yang mudah rusak, jangan menyimpan lebih banyak daripada yang habis sebelum rusaknya. Untuk barang yang menuntut pendinginan, hitung juga risiko listrik padam ke dalam biaya. Untuk barang yang paling sering hilang, pindahkan ke tempat yang terlihat dari tempat duduk Anda.

Keadaan yang Sama di Luar Kampung Kita

Pasokan yang datang menurut jadwal kapal adalah keadaan yang dihadapi seluruh daerah kepulauan di Indonesia, bukan hanya Papua. Oleh sebab itu perhitungan cadangan barang di sini tidak dapat meniru perhitungan di kota besar yang dipasok setiap hari.

Di tingkat dunia, ukuran yang dipakai untuk menilai kesehatan sebuah usaha dagang bukan besarnya marjin, melainkan berapa kali persediaan berputar dalam setahun, yang disebut perputaran persediaan. Toko besar mana pun menghitungnya setiap bulan, dan pedagang kecil dapat menghitungnya dengan satu buku tulis.

C. Sebabnya

Alasannya ada tiga. Yang sebenarnya terjadi bukan sepinya pembeli, melainkan uang yang tertidur di rak. Pemilik memilih barang menurut besarnya marjin, bukan menurut kecepatan berputarnya, sehingga kebanyakan modal terkunci pada barang yang lambat laku. Ditambah kebiasaan berbelanja menurut ingatan, bukan menurut catatan penjualan, sehingga barang yang lambat laku terus dibeli kembali.

Sebab kedua, pasokan di daerah kita tidak menentu, sehingga orang cenderung menimbun ketika barang ada, dan timbunan itulah yang akhirnya mengunci modal.

Sebab ketiga, kebocoran persediaan tidak terlihat karena tidak tercatat. Barang yang diambil keluarga, rusak karena lembap, atau hilang tidak pernah muncul di buku mana pun, sehingga pemiliknya menyimpulkan penjualannya sepi padahal barangnya berkurang tanpa menjadi uang.

D. Yang Dikerjakan

Mulailah dari sini: catat penjualan setiap jenis barang selama sebulan, susun daftar dari yang paling cepat berputar sampai yang paling lambat, habiskan barang yang tiga bulan tidak terjual meskipun dengan potongan, dan hitung kebutuhan belanja dari penjualan harian dikali jarak pasokan ditambah cadangan keterlambatan.

Saya pernah melihat kios yang paling lengkap di lingkungannya paling sering kesulitan berbelanja. Sejak itu saya berhenti menilai sebuah kios dari penuhnya rak.

1. Marjin: Dua Cara Menghitung yang Keduanya Perlu

Marjin adalah selisih antara harga jual dan harga pokok. Ia dapat dinyatakan dalam dua cara, dan pedagang yang baik memakai keduanya. Dalam rupiah: barang dibeli Rp10.000 dan dijual Rp12.000, maka marjinnya Rp2.000 per satuan.

Dalam persen: Rp2.000 dibagi Rp10.000 sama dengan 20 persen. Angka rupiah memberi tahu berapa uang yang benar-benar masuk. Angka persen memberi tahu seberapa efisien modal itu bekerja, dan memungkinkan kita membandingkan barang yang harganya jauh berbeda.

Banyak pedagang kecil hanya melihat angka rupiah. Akibatnya mereka mengira barang mahal selalu lebih menguntungkan daripada barang murah. Bagian berikut menunjukkan mengapa anggapan itu sering keliru.

2. Perputaran Sering Mengalahkan Marjin

Bandingkanlah dua barang di sebuah kios.

Barang A dibeli Rp10.000 dan dijual Rp12.000. Marjinnya Rp2.000, atau 20 persen. Barang ini habis dalam tiga hari, sehingga dalam sebulan modalnya berputar sekitar sepuluh kali.

Barang B dibeli Rp50.000 dan dijual Rp65.000. Marjinnya Rp15.000, atau 30 persen. Barang ini baru habis dalam tiga puluh hari, sehingga modalnya berputar satu kali sebulan.

Sekilas Barang B menguntungkan: marjinnya tujuh kali lipat dan persentasenya lebih besar. Tetapi sekarang bandingkan keduanya dari sudut modal yang dipakai. Modal Rp50.000 yang ditanam pada Barang A dapat membeli lima satuan; berputar sepuluh kali sebulan, ia menghasilkan 5 dikali 10 dikali Rp2.000 sama dengan Rp100.000 sebulan.

Modal Rp50.000 yang ditanam pada Barang B menghasilkan Rp15.000 sebulan. Dengan modal yang persis sama, barang bermarjin kecil menghasilkan hampir tujuh kali lipat dibandingkan barang bermarjin besar. Sebabnya satu: ia berputar lebih cepat.

Inilah kaidah yang harus dipegang setiap pedagang kecil, dan yang sering luput dari orang yang baru berdagang.

3. Menghitung Perputaran

Cara menghitungnya sederhana dan tidak memerlukan pembukuan yang rumit. Catat berapa satuan sebuah barang terjual dalam sebulan, lalu bandingkan dengan berapa satuan yang biasa Anda simpan di rak. Apabila terjual tiga puluh bungkus sebulan dan Anda menyimpan sepuluh bungkus, berarti persediaan itu berputar tiga kali sebulan, atau habis setiap sepuluh hari.

Semakin cepat berputar, semakin sedikit uang yang tertidur. Semakin lambat berputar, semakin banyak modal yang terkunci pada barang yang belum menjadi uang. Susunlah daftar barang Anda dari yang paling cepat berputar sampai yang paling lambat. Daftar itu akan memberi tahu, tanpa perlu ditafsirkan lagi, di mana uang Anda sebaiknya ditaruh.

4. Barang Mati dan Biayanya yang Tersembunyi

Barang mati adalah barang yang sudah lebih dari tiga bulan berada di rak tanpa terjual. Hampir setiap kios memilikinya, dan hampir semua pemiliknya menganggapnya tidak merugikan karena barangnya masih ada.

Padahal barang mati menimbulkan tiga kerugian sekaligus.

Pertama, modal yang terkunci. Uang Rp1.000.000 yang berhenti pada barang mati adalah uang yang seharusnya dapat berputar sepuluh kali dan menghasilkan. Kedua, kerusakan dan kedaluwarsa. Barang yang lama tersimpan menyusut nilainya, apalagi pada daerah yang lembap dan panas.

Ketiga, tempat. Rak yang dipakai barang mati adalah rak yang tidak dapat dipakai barang yang laku.

Pedagang yang cermat lebih baik menjual barang mati dengan harga pokok, atau bahkan sedikit di bawahnya, daripada menyimpannya bertahun-tahun. Kelihatannya rugi. Sesungguhnya ia sedang membebaskan modal yang tertahan.

5. Berapa Banyak yang Harus Dibeli

Pada daerah yang pasokannya tidak menentu, pertanyaan ini lebih sulit daripada di kota besar. Kaidahnya begini. Hitung berapa banyak barang yang terjual dalam sehari, lalu kalikan dengan jumlah hari sampai pasokan berikutnya datang, kemudian tambahkan cadangan secukupnya untuk berjaga-jaga apabila kapal terlambat.

Contoh: sebuah kios menjual sepuluh bungkus mi setiap hari, dan kapal datang setiap empat belas hari. Kebutuhan pokoknya 10 dikali 14 sama dengan 140 bungkus. Apabila kapal pernah terlambat sampai satu minggu, tambahkan cadangan 10 dikali 7 sama dengan 70 bungkus. Jadi sekali belanja ia membeli sekitar 210 bungkus.

Membeli lebih sedikit berarti kehabisan barang, dan kehabisan barang lebih mahal daripada yang dibayangkan: pembeli yang datang dan tidak menemukan barangnya akan pergi ke kios lain, dan sebagian tidak kembali. Membeli jauh lebih banyak juga merugikan, sebab modalnya terkunci dan barangnya berisiko rusak. Cadangan yang masuk akal adalah cadangan yang dihitung dari pengalaman keterlambatan, bukan dari rasa cemas.

CONTOH DARI LAPANGAN:

Rak Penuh, Kas Kosong Yang berikut ini dirangkai dari kejadian yang sering berulang, bukan dari satu orang. Sebuah kios di kota kabupaten kelihatan paling lengkap di lingkungannya. Pemiliknya seorang perempuan yang bertahun-tahun berjualan di pasar sebelum sanggup menyewa kios, dan ia bangga karena hampir semua barang yang ditanyakan orang selalu ada. Namun setiap awal bulan ia kesulitan berbelanja kembali. Setelah dicatat selama satu bulan, ternyata dari sekitar seratus jenis barang di rak, hanya dua puluh jenis yang terjual setiap minggu. Delapan belas jenis tidak terjual sama sekali selama tiga bulan terakhir, dan nilainya kira-kira sepertiga dari seluruh modal barangnya. Dengan kata lain, sepertiga modalnya sedang tidur, sementara ia berutang untuk membeli barang yang laku. Yang ia lakukan lalu sederhana: barang mati dijual dengan potongan harga sampai habis, uangnya dialihkan ke dua puluh jenis yang cepat berputar, dan jumlah jenis barang dikurangi. Rak menjadi kelihatan lebih sepi, tetapi kasnya mulai berisi. Sumber: Dirangkai dari kejadian yang berulang, untuk keperluan pembelajaran.

6. Mengikuti Irama Uang di Daerah Anda

Uang di daerah-daerah kita tidak mengalir rata sepanjang bulan dan sepanjang tahun. Ia datang bergelombang, dan pedagang yang tidak mengetahui iramanya akan menumpuk barang pada minggu sepi lalu kehabisan pada minggu ramai.

Gelombang bulanan yang paling terasa adalah tanggal gajian pegawai. Pada hari-hari itu pasar ramai dan barang bernilai agak besar mulai laku; pada minggu terakhir sebelum gajian berikutnya, yang laku hanya kebutuhan harian dalam ukuran kecil.

Gelombang tahunan datang dari beberapa sumber sekaligus. Pencairan anggaran pemerintah dan dana kampung membuat kota ramai pada bulan-bulan tertentu dan sepi pada awal tahun. Menjelang tahun ajaran baru, belanja beralih ke seragam, alat tulis, dan biaya sekolah. Menjelang Natal dan tahun baru, belanja melonjak pada hampir semua jenis barang, lalu jatuh berminggu-minggu sesudahnya. Di daerah pertanian, uang bertambah pada musim panen, sedangkan pada masa tanam menipis.

Kerjakan begini. Catat penjualan harian Anda selama satu tahun, lalu tandai minggu-minggu yang ramai dan yang sepi. Perbanyak persediaan dua minggu sebelum gelombang datang, bukan pada saat gelombangnya sudah tiba, sebab pada saat itu barang di pemasok pun sudah menipis. Kurangi persediaan menjelang bulan sepi, dan pakai bulan sepi untuk menghabiskan barang lambat, memperbaiki alat, dan mengurus berkas.

Satu peringatan penting bagi daerah-daerah kita: gelombang yang berasal dari anggaran pemerintah bukan gelombang yang dapat diandalkan selamanya. Usaha yang seluruh untungnya berasal dari bulan-bulan pencairan sesungguhnya sedang bergantung pada satu sumber saja.

7. Benang Merah: Usaha Kopi Bubuk

Pada bulan keenam ia menjual 120 bungkus. Keuntungan kotornya 120 dikali Rp16.250, yaitu Rp1.950.000, dikurangi biaya tetap Rp450.000, tersisa Rp1.500.000.

Persediaannya berputar cepat karena kopi bubuk mempunyai batas simpan: ia hanya menyangrai untuk kebutuhan dua minggu, dan itu memaksanya menghitung setiap dua minggu. Justru batas itulah yang menyelamatkannya dari kesalahan yang paling lazim, menumpuk barang karena harga beli sedang murah.

Satu pelajaran yang ia catat: ketika sekali waktu ia menyangrai untuk sebulan penuh sekaligus, dua puluh bungkus tersisa melewati batas segarnya dan terpaksa dijual dengan potongan besar. Kerugiannya Rp200.000, kira-kira sama dengan seluruh keuntungan yang ia peroleh dari pembelian bersama selama satu bulan.

E. Hasilnya

Yang Anda peroleh begini: modal yang sama menghasilkan berlipat, sebab yang menghidupi sebuah kios bukan besarnya keuntungan setiap barang, melainkan berapa kali modal itu berputar dalam sebulan.

Uang yang berputar lebih cepat bekerja lebih keras untuk Anda. Dan uang yang bekerja keras adalah satu-satunya pegawai yang tidak menuntut upah.

Yang belum akan berubah: barang tetap akan rusak, hilang, dan diambil orang. Perubahannya: kebocoran itu terlihat angkanya, sehingga dapat dikecilkan, dan modal yang tadinya tertidur di rak mulai berputar kembali.

Langkah Praktis

1.Jangan menambah jenis barang baru sebelum barang lama berputar.

2.Penjualan setiap jenis barang dicatat selama satu bulan penuh.

3.Daftar barang tersusun dari yang paling cepat berputar sampai yang paling lambat.

4.Barang yang tiga bulan tidak terjual sudah dihabiskan, meskipun dengan potongan.

5.Jumlah belanja dihitung dari penjualan harian dikali jarak pasokan ditambah cadangan keterlambatan.

Pokok yang Perlu Diingat

1.Marjin perlu dibaca dalam rupiah dan dalam persen sekaligus.

2.Modal yang berputar cepat pada marjin kecil sering menghasilkan lebih banyak daripada modal yang berputar lambat pada marjin besar.

3.Perputaran dihitung dengan membandingkan penjualan sebulan dengan jumlah yang disimpan.

Kerjakan dan Diskusikan

1.Kunjungi satu kios dan hitung berapa jenis barang yang benar-benar terjual setiap minggu.

2.Ambil dua barang dengan marjin dan kecepatan jual yang berbeda, lalu hitung mana yang menghasilkan lebih banyak untuk modal yang sama.

3.Mengapa menjual barang mati dengan harga pokok kadang lebih menguntungkan daripada menyimpannya?

4.Berapa lama jarak pasokan barang di daerah Anda, dan berapa cadangan yang masuk akal?